Строительство, девелопмент, ЖКХ / 1С Строительство: Единое окно подрядчика

Ситуация до внедрения

Группа компаний, активно работающая с большим количеством подрядных организаций, столкнулась с проблемами ручного управления договорами, актами выполненных работ (КС), сверками и сопутствующей документацией. Процессы согласования были длительны, контроль за лимитами договоров затруднен, а обмен документами с внешними контрагентами требовал значительных трудозатрат. Для решения этих задач было предложено внедрение конфигурации 1С Документооборот с глубокой интеграцией в существующий контур 1С ERP Управление строительной организацией и создание специализированных доработок для взаимодействия с подрядчиками.

---

Цели внедрения:

• Автоматизация и регламентация документооборота с подрядчиками.
• Сокращение сроков согласования актов выполненных работ (КС) и актов сверки.
• Обеспечение прозрачности статусов документов для всех участников.
• Повышение контроля за расходованием средств по договорам.
• Упрощение и ускорение обмена документами и файлами с подрядчиками.
• Минимизация ручного ввода данных и ошибок.

Решение для реализации:

• Внедрение основано на типовой бесшовной интеграции 1С ERP Управление строительной организацией с 1С Документооборот 3.0, дополненной ключевыми доработками для специфики работы с подрядчиками.

Основной функционал работы с Подрядчиком и Договором:

Быстрое подключение Подрядчика:

• Администратор добавляет подрядчика в 1С Документооборот по ИНН.
• Система автоматически создаёт внешнего пользователя и настраивает интерфейс "Подрядчик".
• Пользователь получает стандартные права, пароль и персональную облачную папку для договоров.
• Автоматическая рассылка отправляет данные для входа: ссылку на Web-интерфейс, QR-код для мобильного приложения и путь к сетевой папке.

Работа с договором:

• Договоры с подрядчиками выгружаются из 1С:ERP Управление строительной организацией в 1С Документооборот как "Документ предприятия" вида «Внутренний документ «Договор» (с возможностью выгрузки дополнительных реквизитов).

Инициация сдачи работ:

• Менеджер запускает процесс «Сдача работ»

• задача автоматически появляется в интерфейсе Подрядчика.

Создание и проверка КС (Акта выполненных работ):

• Подрядчик получает задачу «Сдача работ» и создает документ КС


• К документу КС прикладывается акт выполненных работ для согласования (PDF-файл)

Внутреннее согласование акта (КС) Заказчиком:

• После успешной проверки суммы (или ее корректировки) автоматически запускается процесс согласования КС среди ответственных лиц Заказчика. Согласующим обеспечивается доступ к комплекту документации. Подрядчик отслеживает статус согласования и замечания через свой интерфейс в программе 1С Документооборот.

Результаты согласования и подписание:

• Итог согласования ( согласовано/отклонено) отправляется подрядчику в "Задачи мне".
• Если отклонено: Подрядчик вносит исправления в файлы повторно запускает процесс согласования.
• Если согласовано: Заказчик, а затем Подрядчик подписывают ЭЦП акт выполненных работ.

Завершение этапа и новый цикл:

• Если остаток по договору положителен, автоматически запускается новый процесс "Сдача работ" для следующего этапа.

Дополнительный функционал:

• Акт сверки формируется в 1С ERP Управление строительной организацией



и выгружается для подрядчика в 1С Документооборот


• Отчет "Реестр взаиморасчётов" формируется в 1С ERP Управление строительной организацией


и отправляется подрядчику для ознакомления в 1С Документооборот.


• Подрядчики используют типовое мобильное приложение 1С Документооборот для получения задач, отслеживания согласований. Работа с файлами осуществляется через облако или Web-браузер.

---

Результаты внедрения

• Сокращение сроков согласования КС и актов: Процесс стал предсказуемым и контролируемым для обеих сторон.
• Повышение финансового контроля: Автоматическая проверка лимитов договора исключает риск переплат.
• Прозрачность: Все участники видят текущий статус документов и задач в режиме реального времени.
• Снижение трудозатрат: Устранены ручные операции по регистрации подрядчиков, поиску документов, отслеживанию согласований почтой/телефоном.
• Удобство для подрядчиков: Простой выделенный интерфейс, централизованное получение задач и документов, работа с файлами через облако.
• Надежный обмен файлами: Решена проблема загрузки больших объемов документации.
• Автоматизация рутины: Автосоздание пользователей, запуск процессов, проверки.

Возможные доработки

Для более эффективного внедрения функционала по работе с подрядчиками, возможны следующие доработки:

• упрощенный интерфейс для быстрого заполнения КС подрядчиком
• автоматическая проверка суммы КС на превышение остатка средств по договору и исправление суммы при превышении лимита.
• загрузка больших объемов файлов в фоновом режиме через кнопку "Загрузить файлы на диск"
• массовая загрузка актов сверки

Технические аспекты

Для корректной реализации подобного внедрения на других предприятиях, стоит обратить внимание на следующие технические аспекты:

• Интеграция: потребуется модификация бесшовной интеграции 1С ERP Управление строительной организацией с 1С Документооборот 3.0. Необходимо развернуть тестовый и промышленный стенд.
• Связки: в процессе внедрения нужно реализовать и настроить критически важную связку "Пользователь (1С Документооборот) - Контрагент - Договор - Облачная папка".
• Доработки: интерфейс подрядчика, проверка суммы КС, загрузка файлов, процессы задач, интеграционные механизмы и др.
• Технические работы: возможно потребуется обновление управленческой системы до последнего релиза, настройка выделенных серверов (1С, SQL, бэкапы) и файлового облачного хранилища с регламентом бэкапов.
• Настройки: почтовые уведомления о событиях и распределение прав доступа для внутренних пользователей на процессы согласования.

---

Заключение

Внедрение 1С Документооборот 3.0 с глубокой кастомизацией под процессы взаимодействия с подрядчиками позволяет Заказчику вывести документооборот на качественно новый уровень. За счёт этого достигаются ключевые цели по автоматизации, контролю и скорости обработки документов. Данный пример демонстрирует гибкость платформы 1С Документооборот и возможность ее эффективной адаптации для решения сложных задач внешнего электронного документооборота и управления договорной деятельностью с контрагентами. Решение служит основой для дальнейшего развития цифровых процессов компании.

Организация хранения файлов: