Новости

Как обнаружить и решить проблемы с хранением документов

Как обнаружить и решить проблемы с хранением документов — рекомендации 1С | Полезные советы от фирмы 1С

Как обнаружить и решить проблемы с хранением документов — практические рекомендации

Затруднённый поиск, высокие расходы на архив, отсутствие номенклатуры дел — разбираем причины и предлагаем три направления для наведения порядка.

2 июня 2026 полезные советы управление документами

Зачем мы храним документы?

Хранение документов — составная часть управления документами. Сначала этап оперативного хранения, затем, в соответствии со сроками, — архивное хранение. Главная цель — использовать документы.

У разных документов разная ценность:

Деловая ценность — договоры, бухгалтерские документы, бизнес-планы
Правовая ценность — учредительные документы, доверенности, приказы, инструкции, положения
Информационная ценность — письма, оперативные планы, сводки, графики
Историческая ценность — организационная структура, штатное расписание, кадровые документы

Сохранность обеспечивается по-разному: для электронных — защита информации и долговременная сохранность, для бумажных — сохранение носителя и информации от изменений.

Как обнаружить проблемы с хранением документов?

Два основных маркера:

Затруднён поиск и использование — документы не учитываются, нет фиксации оригиналов, отсутствует учёт выдачи/возврата, дела формируются без методологии, нет номенклатуры дел и описей.

Высокие расходы на обработку (бумага, расходники) и хранение (офисная площадь, архивное оборудование).

Как решить проблемы с хранением документов

Выделяют три направления для наведения порядка:

Постановка правильного архивного дела — учёт документов в СЭД, формирование НСИ, номенклатура дел, исполнение запросов.

Централизованное хранение — оперативное хранение в учётных системах, архивное — в системе хранения электронных документов (СХЭД) или в специализированном архивохранилище.

Методология, аналитика и контроль — отчёты по хранящимся документам, контроль архивных операций, выдача справок и выписок, анализ для совершенствования процессов.

Если своих площадей нет — логистический центр 1С оказывает услугу внеофисного хранения документов для клиентов 1С (BOC-обслуживание).

Архивное дело: с чего начать

Учитывать документы в учётных системах / 1С:Документооборот 8 для последующей передачи в систему хранения.
Формировать нормативно-справочную информацию (НСИ).
Разработать или оптимизировать номенклатуру дел — она определяет сроки хранения документов.
Вести работу по исполнению запросов (ФНС, СФР, граждане, внутренние подразделения) — выдача копий, заверенных документов.

Централизованное хранение: электронный архив и не только

Оперативное хранение может осуществляться в системах-источниках, а вот архивное хранение лучше вести централизованно:

Для электронных документов — система хранения электронных документов (1С:Архив или 1С:Документооборот 8).
Для бумажных документов — организация архивохранилища.
Внеофисное хранение — логистический центр 1С предоставляет услугу хранения документов (BOC-обслуживание).

Методология, аналитика и контроль

Система хранения собирает информацию о документах на архивном хранении. Это позволяет:

Формировать отчёты — о видах документов, сроках хранения, объёмах.
Контролировать выполнение архивных операций — выдачу справок, выписок, копий.
Анализировать отчётность и выявлять направления для совершенствования процессов хранения.

Резюме

Последовательно внедряйте архивное дело → централизованное хранение → аналитику и контроль. Используйте современные электронные архивы — 1С:Документооборот 8 и 1С:Архив, а для бумажных документов передавайте их на внеофисное хранение, если не хватает площадей.

Обратная связь

Оставьте Ваши данные, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время, чтобы помочь с организацией хранения документов, внедрением 1С:Документооборот 8 или 1С:Архив, а также ответить на вопросы.

Возврат к списку

Обратная связь:

Оставьте Ваши данные и мы с Вами свяжемся: