Новости

Электронные трудовые книжки

С этого года работодатели должны вести трудовые книжки в электронном виде. В связи с этим вводится новый вид отчетности, представляемой в ПФР, - сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица по форме СЗВ-ТД. Соответствующие изменения в ТК РФ и закон о персучете были внесены в конце 2019 года. Переход на ЭТК планируется в течение 2020 года. Работодателям помимо новой отчетности в ПФР нужно предпринять определенные действия. Подробнее эксперты 1С рассказывают в статье.

Для перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) работодателю необходимо:

Донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Крайний срок - 30.06.2020 включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Не позднее 31.12.2020 получить с работников заявление на имя работодателя о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Если от работника получено заявление о желании полностью перейти на электронную трудовую книжку, то электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020, могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся (ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):

работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности; отпуска; отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

В отношении работников, впервые поступивших на работу начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Заявление с волеизъявлением сотрудника включено в решения системы «1С:Предприятие 8».

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 подготовить Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности можно в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать. Для каждого сотрудника следует указать один из двух вариантов по желанию сотрудника:

Ведение бумажной трудовой книжки;
Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

По кнопке Заявление для каждого сотрудника будет подготовлено для печати соответствующее заявление, на котором сотрудник поставит подпись. Информация о произведенном выборе будет включена в состав отчета СЗВ-ТД.

Внесение изменений в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры при переходе на ЭТК

Работодателям в первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

Изменений могут потребовать:

Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек, и при необходимости изменить его.
Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

Представление в ПФР данных о работниках

В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР новый вид отчетности – форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работника». Введение новой формы связано с переходом на электронные трудовые книжки. Соответствующие изменения внесены в законодательство о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

С 01.01.2020 сведения в Пенсионный фонд РФ работодатели должны представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось какое-либо из следующих событий (п. 7 ст. 1 Закона № 436-ФЗ):

прием на работу;
перевод на иную постоянную работу;
увольнение;
представление сотрудником заявления о том, что он просит продолжать вести в отношении него трудовую книжку в бумажном виде;
обращение сотрудника с заявлением о представлении ему сведений о трудовой деятельности.

С 01.01.2021 направлять в ПФР форму персотчетности придется всякий раз после принятия на работу или увольнения работника, но не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

Помимо подачи сведений в Пенсионный фонд РФ, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику в период работы и при увольнении.

В связи с переходом на ЭТК Пенсионный фонд РФ подготовил новый порядок электронного документооборота с работодателями. Электронный документооборот между работодателем и ПФР осуществляется при помощи автоматизированной информационной системы Пенсионного фонда РФ нового поколения (АИС ПФР-2). Оператором этой системы является ПФР.

Новый порядок будет действовать начиная с отчетности СЗВ-ТД, поэтому для того, чтобы ПФР смог принять форму СЗВ-ТД, необходимо из программы отправить специальное заявление в ПФР и дождаться положительного результата его рассмотрения.

В «1С:Предприятии 8» проект формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», электронный формат СЗВ-ТД, форма СТД-Р поддерживаются с выходом очередных версий (см. таблицу).

Программа	Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) (по проекту)	«Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» (СТД-Р)
Программа	Выпуск версии (запланирован)
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) (ПРОФ, КОРП, базовая)	3.1.12.113 от 10.01.2020	3.1.12.113 от 10.01.2020
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 2.5) (КОРП)	Запланировано 2.5.14.х от 31.01.2020	2.5.14.х от 31.01.2020
«1С:ERP Управление предприятием 2»	Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020	Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020
«1С:Комплексная автоматизация 8» (ред. 2.0)	Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020	Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020
«1С:Управление производственным предприятием 8» (ред. 1.3)	Запланировано 1.3.132 от 30.01.2020	Запланировано 1.3.133 от 27.02.2020
«1С:Налогоплательщик 8»	Запланировано 3.0.175 от 30.01.2020	Не требуется
«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) (ПРОФ, КОРП и базовая)	Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020	Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020
«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0) (ПРОФ, КОРП и базовая)	Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020	Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрены подготовка и автоматическое заполнение отчетов СЗВ-ТД и СТД-Р, сохранение файлов отчетов и выгрузка в ПФР в требуемом формате.

Для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников СТД-Р и СЗВ-ТД в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) предусмотрен флаг Отразить в трудовой книжке

Подготовить и отправить в ПФР отчеты СТД-Р и СЗВ-ТД можно из программы с помощью сервиса 1С-Отчетность.

Ответственность за несоблюдение правил ведения ЭТК

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства, то есть по статье 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Закона № 436-ФЗ).

В частности, за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на должностных лиц и ИП - от 1 до 5 тыс. руб.;
на юридических лиц - от 30 до 50 тыс. руб.

Источник Бух.1С Интернет-ресурс для бухгалтеров

Возврат к списку